Nuestro primer Campus de Protocolo

Tras la vorágine de los preparativos de la vuelta al cole y las intensas emociones vividas lo primeros días del inicio de un nuevo curso, poco a poco, vamos retomando la calma y estableciendo esas necesarias rutinas a la que dimos vacaciones este verano.

Atrás quedaron las tardes de piscina, los baños en la playa, las fiestas de verano y las mil y una aventuras que propipicia un periodo en el que los más pequeños disponen de mucho tiempo libre o, más bien, de tiempo libre de cole. Porque en este ritmo frenético de vida que llevamos a veces es complicado que incluso, ellos, los más pequeños no puedan disfrutar de la sensación de no tener nada programado, de dejarse llevar por la imaginación que surge tras esos momentos de sano aburrimiento, y que parece que hoy en día no nos podemos permitir.

En nuestro caso hemos tenido la suerte de tener tiempo para todo, hasta para aburrirnos, pero también para poner en marcha nuestra imaginación y aprender jugando un poquito de protocolo. Dado que, en nuestro entorno, a pesar de disponer de una variadísima oferta de campus, no encontramos ninguno específico de protocolo, decidimos montar nuestro propio Campus de Protocolo…en casa.

Siempre tengo  muy presentes las palabras que escuché en uno de mis primeros cursos de protocolo, mencionadas por uno de los pioneros en cuestión de formación universitaria en esta disciplina y gran profesional de la materia, Don Felio Vilarrubias, quien nos recalcaba que no habíamos ido allí aprender buenos modales porque éstos se daban por supuestos. Por ese motivo, traté de aplicar este lema en nuestro campus y no caer en le tópico de limitarme a enseñar únicamente buenos modales, tratando de centrarme en explicar de forma amena qué es realmente esto del protocolo.

evento

Como no podía ser de otra manera comenzamos por lo más básico: el orden. Pero no penséis que hablamos de precedencias y Real Decreto, eso ya llegará. Se trataba de entender la importancia que tiene el orden para todo, desde para poder encontrar nuestros juguetes hasta para poder subir en el autobús sin empujarnos unos a otros, y, por supuesto, imprescindible para poder organizar cualquier celebración, ya sea nuestra fiesta de cumpleaños o las olimpiadas escolares. Nuestra primera misión fue ordenar nuestras cosas: pinturas de madera, rotuladores, ceras, pegatinas, cartulinas de colores…Cada cosa en su sitio, para poder pasar a la siguiente misión. Una misión donde la creatividad y la imaginación, algo que no está reñido con el orden, eran absolutamente necesarias.

Image

Se trataba de crear un país imaginario donde nuestros muñecos podrían tener sus propios eventos y ceremonias a las que invitarían posteriormente a los vecinos de otro país imaginario. Como todo país imaginario, los nuestros, además de tener la posibilidad de llevar a cabo sus propias celebraciones, debían tener un símbolo que representase a todos sus habitantes, un símbolo que estaría presente en sus celebraciones y, tal y como indica la cortesía, también en las ceremonias en las que participase el país vecino. Por eso, decidimos hacer un taller de banderas para las que fue necesario utilizar el material que habíamos ordenado y clasificado previamente: pinturas, cartulinas, purpurina…y todo lo que nuestra creatividad permitiese.

banderas

Teníamos nuestros países en marcha, nuestras banderas y unos pequeños habitantes que estaban deseando celebrar competiciones deportivas, desfiles, bailes y hasta un banquete. Así que nos pusimos manos a la obra y decidimos qué tipo de acto queríamos celebrar, cuándo, en qué lugar y a quién íbamos a invitar. Tras decidir cómo iba a ser, llegó el momento de materializar nuestras propuestas diseñando y creando nuestras invitaciones y programas.

invitaciones

Y, por fin, llegó el día de la celebración. Nuestros escenarios montados, cada muñequito en su sitio preparado para recibir a sus vecinos, las banderas bien colocadas, los trofeos preparados para ser entregados a los ganadores del partido, la mesa dispuesta para la celebración del banquete posterior y, nosotros, organizándolo todo como buenos “protocoleros”.

banquete

 

Todo trascurrió sin incidentes, fueron unos días intensos, en los que no faltaron las dificultades que finalmente fueron superadas con trabajo, creatividad, imaginación y, sobre todo, buena disposición y ganas de saber un poquito más que es esto del protocolo de lo que tanto habla mamá.

Feliz día

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El protocolo también entiende de emociones

Hace unos días, gracias a una amiga, leía un artículo en el que se destacaba la naturalidad con la que los príncipes de Noruega se desenvuelven en los diferentes actos en los que participan, en el mismo se citaba textualmente como El protocolo cedió a la emoción cuando los príncipes Haakon y Mette-Marit asistieron al estreno en Oslo de la segunda temporada de una serie de documentales sobre jóvenes de origen extranjero que han tenido éxito en la sociedad noruega.”  Una afirmación que creo es necesario matizar, ya que el protocolo no cede sino que, más bien, asume una demostración de emociones cada vez más evidente, no solo en la realeza noruega, sino en las nuevas generaciones de príncipes y monarcas europeos.

Los príncipes de Noruega muestran sus emociones en público |HOLA

Los príncipes de Noruega muestran sus emociones en público |HOLA

Parece que no conseguimos dejar atrás esas visión de un protocolo rígido, inflexible y centrado únicamente en las cuestiones de etiqueta. Y, sinceramente, no creo que la culpa resida únicamente en los periodistas que escriben estas noticias. Ya hace un tiempo escribía un artículo, en esta misma linea, en el que el entonces príncipe de Holanda manifestaba no considerarse un “obsesionado del protocolo” porque la gente se podía dirigir a él de la forma que creyese más conveniente.

No es la primera vez, que personas que necesitan y se sirven del protocolo en su trabajo, “presumen” de ser poco “protocolarios”. Como ya explicaba en dicho artículo, el hecho de mostrar cercanía o naturalidad en el trato con los demás cuando alguien acude a determinados actos no tiene nada que ver con “saltarse el protocolo”. Se trata simplemente de un cambio de actitud, necesario, de quienes han comprendido que ocupar cargo público conlleva derechos y obligaciones, entre ellas la de mostrar respeto hacia quienes participan en esos actos a los que acuden y donde la altivez, frialdad o arrogancia no aportan ningún beneficio y, por supuesto, no favorecen una relación fluida. Sin embargo, este hecho, no impide que en esos actos no sea necesario establecer ciertas normas y límites del todo imprescindibles para el correcto desarrollo de los mismos.

Cada situación requiere un comportamiento adecuado a la misma |HOLA

Cada situación requiere un comportamiento adecuado a la misma |HOLA

Los príncipes, reyes y demás “autoridades” o “personalidades” no acuden de forma casual a determinados eventos, todo está bien programado. Es necesario conocer con antelación el motivo de le celebración de acto; la fecha y el lugar elegidos; la selección de invitados; los itinerarios, logística y seguridad; las líneas de saludo, presidencias y precedencias (que no son fruto de azar); programa de acto; intervención de medios de comunicación y puntos de foto; celebración de “brunch”, “lunch”, “coffe break”, desayuno, café almuerzo, aperitivo o lo que sea…vamos, momento distendido. Hasta los actos más “casual” necesitan tener en cuenta todos estos aspectos de los que se ocupa el protocolo, sí, ese protocolo en sentido amplio que asume, además de orden y normas, las funciones propias del ceremonial y etiqueta que todo acto requiere. Y, ese protocolo no impone sino que recoge, asume y utiliza de forma conveniente usos y costumbres que favorecen la fluidez en las relaciones necesarias en los diferentes actos, ceremonias y eventos, en los que participan diversos agentes, es decir, representantes de instituciones, entidades, organizaciones y colectivos.

Recepción en casa de los príncipes Haakon y Mette-Marit |HOLA

Recepción en casa de los príncipes Haakon y Mette-Marit |HOLA

Es cierto que la personalidad y carácter de cada persona puede hacernos sentir mayor o menor afinidad en función de su simpatía, naturalidad, seriedad, espontanéidad, discreción…teniendo en cuenta el momento, situación o incluso nuestra propia forma de ser o estado de ánimo. Pero no debemos olvidar de que en estos actos, siempre es necesaria una organizazción, que requiere de una serie de conocimientos, técnicas y estrategias que los responsable de protocolo conocen bien. No podemos dejar que la celebración de un acto sea fruto de azar, una mala organización puede tener consecuencias desastrosas. En lo que se refiere a la manifestación de nuestras emociones, no es el protocolo el que decide, si en la actualidad mostrar ciertas emociones nos hace parecer más cercanos y nos permite desarrolla mejor nuestro trabajo, no será el protocolo quien las “prohíba”, no limitemos la función de esta disciplina a aspectos propios de un determinado comportamiento.

maxima1-aEs hora de dejar claro que protocolo no es únicamente etiqueta pero también de asumir (y esto afecta a quienes nos dedicamos a esta disciplina) que si lo utilizamos en un sentido amplio, tampoco es solo orden y normativa. Como ya he comentado en otras ocasiones el Protocolo como disciplina y ahora, también, grado universitario, lleva implícitas las funciones propias de términos afines como ceremonial, etiqueta e incluso, en general, las “técnicas de organización de eventos”. Establecer claramente que el término protocolo se puede utilizar en sentido estricto (orden y normativa) o en sentido amplio (disciplina que engloba diversas funciones relacionadas con la organización y desarrollo de actos) creo que evitaría confusiones, pero la responsabilidad es nuestra, de los propios profesionales de protocolo, y no únicamente de los medios de comunicación o de quienes creen que el protocolo les impide mostrar su emociones.

Protocolo versus etiqueta o…viceversa

En un post anterior mencionaba como el término protocolo se utiliza cada vez más como sustitutivo de etiqueta. Son numerosos los ejemplos que encontramos en este sentido y, sobre todo, como sustitutivo de etiqueta en lo que a indumentaria se refiere. Lo hemos visto recientemente en los comentarios relacionados con la ceremonia de investidura de poder real de los ya reyes de los Países Bajos: Si bien mientras fue princesa se pudo permitir usar el pelo suelto o semirrecogido ya que el protocolo así lo permite, a partir del momento en que Máxima se enteró que sería la próxima reina de Holanda, todo cambió radicalmente” (Infobae América);“Un evento de estas características lleva consigo infinidad de protocolos que deben respetarse a rajatabla. Y entre ellos, lógicamente que se encuentra el estilismo(El Litoral.com).

600x0_655860También es habitual encontrar artículos en los que nos aconsejan el “protocolo” a seguir en un determinado acto, centrándose exclusivamente en aspectos relacionados de nuevo con la etiqueta.Protocolo para una boda de mañana: ¿Cuándo se pone una pamela? ¿Cuándo un tocado? Y una vez elegido… ¿Hasta qué momento debemos llevarlo puesto?” (ABC)

"Protocolo" para una boda de tarde-noche

“Protocolo” para una boda de tarde-noche

Y, no sólo artículos, recientemente se ha publicado un libro de un personaje mediático, Carmen Lomana, en el que utiliza el término protocolo para referirse únicamente a aspectos relacionados con su particular visión sobre el “saber estar”.

Portada del libro el "Glamour inteligente" de Carmen Lomana

Portada del libro el “Glamour inteligente” de Carmen Lomana

El hecho en sí de que la palabra protocolo se utilice para referirse a aspectos más propios del ceremonial y la etiqueta quizá no sea tan grave, es un hecho el que el significado de ciertas palabras puede variar, pero en mi opinión, debería ser siempre para enriquecerlas. Protocolo, ceremonial y etiqueta están estrechamente relacionados y, los tres, son indispensables en la configuración de la imagen que queremos trasmitir de una determinada institución, entidad u organización, tanto en su devenir diario como en sus actos o eventos. La indispensable complementariedad de estos términos hace que, cada vez más, se solapen sus funciones bajo la denominación de un sólo término: Protocolo. Esto no debería alarmarnos, siempre que seamos conscientes de ello y que ese solapamiento no nos induzca a cometer errores en la práctica protocolaria. Sin embargo, me preocupa enormemente que, además de dejar de utilizar el término etiqueta, éste se convierta en sinónimo de protocolo anulando su verdadero significado y reduciendo sus funciones a las propias de la etiqueta y, más aún, a las relacionadas con la indumentaria que se debe llevar en determinados actos. Otro peligro es que el hecho de que existan ciertas normativas de legalidad vigente, indispensables en protocolo -que sí que son de obligatorio cumplimiento en actos oficiales- se confunda con la “obligatoriedad” de cumplir un “estricto protocolo” en aspectos relacionados con la etiqueta donde son los usos y costumbres, así como el sentido común y la naturaleza de los actos, los que nos indican como debemos comportarnos en determinados eventos y situaciones.

El uso y colocación de determinados símbolos deben seguir la normaniva legal vigente

El uso y colocación de determinados símbolos debe seguir la normaniva legal vigente

Resumiendo, si bien por generalizar en determinados contextos se utiliza la palabra protocolo para referirse a aspectos propios de la etiqueta, en ningún momento deben ser considerados sinónimos porque además de perder una palabra -etiqueta- también perdemos el verdadero significado de otra -protocolo-, limitando sus funciones y desvirtuando la labor de sus profesionales.

Eventos…de ayer y hoy

Repasando la historia del protocolo (en su sentido más amplio) el uso del término evento es relativamente reciente. De hecho la RAE lo define como acaecimiento (cosa que sucede); Eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer; Y en un sentido más aproximado a lo que hoy entendemos por tal, como Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva (en Cuba, El Salvador, México., Perú, Uruguay y Venezuela). Una definición que queda lejos del concepto que la mayoría tenemos a la hora de organizar uno, aunque no haya unanimidad en lo referente a la terminología.

Inauguración de los Juegos Olímpicos de Londres 2012 | ABC

Inauguración de los Juegos Olímpicos de Londres 2012 | ABC

Si que es más habitual encontrar términos como ceremonias, solemnidades, fiestas públicas actos…para referirse a celebraciones que tenían lugar con motivo de acontecimientos como coronaciones, exequias, entradas triunfales….Hasta mediados del siglo XIX dichas celebraciones aparecen vinculadas a quienes entonces ostentaban el poder, principalmente a la realeza. Las fiestas se celebraban en su honor pero implicaban a mucha más gente. Los estudios realizados se centran especialmente en el desarrollo y análisis de ciertas ceremonias, pero hemos de pensar en todos los aspectos organizativos que estas celebraciones requerían (elección de lugar, presupuesto, disposición de personal, provisión de alimentos, ornamentación, itinerarios, alojamiento…). Aspectos que, sin duda, se tienen en cuenta hoy en día en la organización de cualquier evento. El auge de la burguesía propició la celebración de diversos acontecimientos que ponían de manifiesto su influencia en la vida social, surgieron con fuerza las exposiciones universales convertidas en escaparates de progreso dónde mostrar los nuevos avances de la sociedad industrial. Además de poder ser considerado un gran acontecimiento en su conjunto, estas exposiciones generaban multitud de actos (inauguraciones, banquetes, congresos, visitas de personalidades…) que también requerían de esa cuidadosa planificación a la que antes hemos aludido. El hecho de que el término evento no se utilizase no significa que todo lo que conlleva la planificación, organización y ejecución del mismo no se llevase a cabo. Lo que nos demuestra que su historia no es tan reciente como parece, por lo menos a efectos prácticos.

Inauguración de la Exposición Universal de Barcelona 1888 | WIKIPEDIA

Inauguración de la Exposición Universal de Barcelona 1888 | WIKIPEDIA

De hecho se sabe, por que así lo recogen algunas crónicas, que en 1414 durante la coronación de Fernando I en Zaragoza, toda la población se volcó en la celebración con la organización de actos paralelos. Los zaragozanos tuvieron que proporcionar alojamiento y abastecimiento a quienes aquellos días visitaron la ciudad. Además de la ornamentación del palacio real, toda la ciudad lució sus mejores galas esos días. Hubo justas, bailes y un gran banquete en el palacio de la Aljafería para unas dos mil personas. Tres días después fue coronada su esposa y se celebró un torneo que enfrentó a doscientos caballeros.

Ejemplo de banquete: Bodas de Caná de Blasco de Grañén |Retablo de la Iglesia de Santa María en Ejea de los Caballeros

Ejemplo de banquete: Bodas de Caná de Blasco de Grañén |Retablo de la Iglesia de Santa María en Ejea de los Caballeros

Aquellas celebraciones no eran espontáneas, requerían una planificación previa, desde la elección adecuada de la fecha hasta, como hemos mencionado, la provisión de alojamiento y abastecimiento para todos aquellos que visitaban la ciudad en esas fechas. Sin olvidar  todo lo necesario para montar y decorar los diferentes escenarios de las celebraciones, así como la movilización de personal que para ello era necesario (artistas, juglares, cocineros…). Son solo una muestra de algunos de los aspectos fundamentales a la hora de planificar un evento que seguro resultan familiares a quienes hayan tenido que organizar alguno.

Pintores de escudos heráldicos en la techumbre de la Iglesia de Sta. María de Mediavilla de Teruel

Pintores de escudos heráldicos en la techumbre de la Iglesia de Sta. María de Mediavilla de Teruel

Fiestas, ceremonias, actos o eventos han existido y seguirán existiendo. Pueden cambiar los protagonistas, la naturaleza y fin de los mismos pero todos han requerido y requerirán una minuciosa planificación y cuidada organización. Y, los profesionales de protocolo lo saben muy bien porque es parte de su trabajo.

Protocolo…la parte o el todo

Hace poco tiempo comentaba que al protocolo se sucede lo que al arte, resulta complicado encontrar una definición única por todo lo que aportan. Esa complejidad que resulta tan atrayente como desconcertante, nos impide en muchas ocasiones entender que lo que son realmente.

En lo que respecta al protocolo, la definición que encontramos en la RAE (Real Academia Española) no nos ayuda mucho en este sentido: Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre. Quien trabaja en protocolo sabe que sus funciones van mucho más allá de lo que esta definición señala.

Para comprender mejor su significado y la evolución que ha experimentado, antes hay que analizar otros dos conceptos fundamentales: Ceremonial y etiqueta.

En ciertos ámbitos académicos y atendiendo a sus funciones podríamos decir que :

  • El protocolo se encarga principalmente de ordenar personas, símbolos y pautas de actuación en base a una serie de reglas establecidas por decreto o costumbre.

  • El ceremonial asume el desarrollo y contenido de los actos, así como el conjunto de formalidades para la celebración de los mismos. Se encarga, en definitiva, de diseñar la distribución de los asistentes, de la estética y decoración del lugar (heráldica, vexilología, escenografía…), del material fungible (carteles, invitaciones…) y del desarrollo de la celebración (ceremonia).

  • La etiqueta indica los usos y costumbres que deben observarse en todos los actos, ceremonias y eventos. Desde cual es la indumentaria apropiada hasta la forma de comportarse (saludos, presentaciones, tratamientos…).

Sin embargo, así como hasta mediados del siglo XX predominaba el uso de los términos ceremonial y etiqueta sobre el de protocolo, en la actualidad hay una clara tendencia a utilizar el término protocolo para referirnos a las funciones propias de los otros dos, lo que en ocasiones genera cierta confusión. Por otra parte, la práctica otorga al protocolo funciones que la terminología no asume. Una de las funciones principales de quien trabaja en protocolo es la organización integral de actos/eventos. La evolución que éstos han experimentado en todos los niveles (concepción, gestión, logística, comunicación…) hace que hoy en día el concepto de protocolo vaya ligado a todo lo que implica dicha organización.

Parece que la práctica profesional ha evolucionado más rápido que la teoría y que los responsables de protocolo están lejos de ser aquellos profesionales que se limitan a ordenar en base a unas reglas establecidas por decreto o costumbre. De hecho, parece que la práctica ha puesto de manifiesto que quien se dedica al protocolo debe ser capaz de gestionar de forma íntegra un acto/ceremonia/evento, con todo lo que ello supone.

Por tanto, deberíamos empezar asumir que el concepto de protocolo puede llevar implícita en su definición dicha gestión integral. Tanto en la práctica como en la teoría, se hace necesario enriquecer su significado sin que ello suponga desvirtuarlo. Es hora de decidir si queremos que el protocolo sea la parte o el todo.

Protocolo y cine: Vatel

Para quienes nos dedicamos al protocolo o para quienes estén interesados en conocer algunos de los valores y funciones que debe poseer un buen profesional, recomiendo una interesante película: Vatel. Por supuesto, viéndola dentro de un contexto histórico determinado y teniendo en cuenta las circunstancias personales del protagonista.

vatel2La película está ambientada en el siglo XVII y narra una recepción ofrecida a la corte de Luis XIV en el castillo de Chantilly, propiedad del príncipe Condé. Su protagonista es François Vatel, un humilde “maestro de ceremonias” totalmente comprometido con su trabajo. Interpretado brillantemente por Gérard Depardieu lo acompañan en el reparto Uma Thurman y Tim Roth.

François Vatel nació en 1631, de origen humilde inició su aprendizaje en el mundo de la repostería a los quince años. Con veintidós, comenzó a trabajar para Nicolas Fouquet, Superintendente de Finanzas de Luis XIV, quien pronto lo nombró “maestro de ceremonias”. Posteriormente, pasó a formar parte del servicio del príncipe Luis II de Borbón-Condé, conocido como el Gran Condé, en su residencia de Chantilly. Vatel fue nombrado «contrôleur général de la Bouche» traducido literalmente sería algo así como el encargado de todo aquello que corresponde a la “boca”, es decir, responsable de cocina.

"Armonía y contraste, dos elementos que componen la belleza" Vatel

“Armonía y contraste, dos elementos que componen la belleza” Vatel

El Gran Condé, que estaba totalmente arruinado, celebró en su castillo unas fiestas que duraron tres días y tres noches, con la intención de ganar así el favor del rey y en las que trató de deslumbrar a toda la corte. El peso de la organización recayó sobre Vatel, quien desplegó todo su ingenio y creatividad a la hora de diseñar no sólo magníficos platos si no sorprendentes escenografías para los diferentes banquetes.

Diferentes escenografías para cada banquete

Diferentes escenografías para cada banquete

En la película podemos observar las funciones que asume Vatel como “maestro de ceremonias”, así como algunos aspectos necesarios en la organización de actos. Se encarga de la disposición de aposentos para los invitados; gestiona el presupuesto; coordina y supervisa el trabajo de su equipo; tiene en cuenta el tiempo (cronológico y meteorológico); controla el montaje de escenarios; no pierde detalle de todo lo que sucede durante los actos; despliega toda su creatividad en los diseños y trata en todo momento de solucionar los posibles imprevistos. Además, Vatel, se preocupa constantemente por su equipo, al que defiende asumiendo toda responsabilidad. También demuestra grandes dosis de paciencia ante las exigencias de los invitados. Posee diplomacia, cultura, sensibilidad, naturalidad, discreción e integridad.

Como indicaba la principio y fijándonos en el fondo más que en la forma, la película muestra algunos de los valores y cualidades que debe poseer un buen responsable de protocolo. Todos son fundamentales pero habría que añadir la necesidad de estar al día, actualizando conocimientos. Ya que la responsabilidad de organizar actos existe desde hace mucho tiempo, pero la evolución que éstos han experimentado, en su concepción e incluso en la forma de referirnos a ellos, exige una renovación constante.

El próximo martes 21 de noviembre tendremos la oportunidad de poder profundizar en todos estos aspectos, gracias al ciclo de Cine y Protocolo  que tiene lugar en el Patio de la Infanta de Zaragoza y ha sido organizado por la Delegación de la Asociación Española de Protocolo en Aragón.

Proyección: Vatel.

  • María Jesús Serrano, de la empresa Ideas a Mares. Beatriz Freixas. Técnico de Protocolo en el Ayuntamiento de Zaragoza.
  • 21 de noviembre, 18.30 h.
  • Más información e inscripción, pincha aquí.