Nuestro primer Campus de Protocolo

Tras la vorágine de los preparativos de la vuelta al cole y las intensas emociones vividas lo primeros días del inicio de un nuevo curso, poco a poco, vamos retomando la calma y estableciendo esas necesarias rutinas a la que dimos vacaciones este verano.

Atrás quedaron las tardes de piscina, los baños en la playa, las fiestas de verano y las mil y una aventuras que propipicia un periodo en el que los más pequeños disponen de mucho tiempo libre o, más bien, de tiempo libre de cole. Porque en este ritmo frenético de vida que llevamos a veces es complicado que incluso, ellos, los más pequeños no puedan disfrutar de la sensación de no tener nada programado, de dejarse llevar por la imaginación que surge tras esos momentos de sano aburrimiento, y que parece que hoy en día no nos podemos permitir.

En nuestro caso hemos tenido la suerte de tener tiempo para todo, hasta para aburrirnos, pero también para poner en marcha nuestra imaginación y aprender jugando un poquito de protocolo. Dado que, en nuestro entorno, a pesar de disponer de una variadísima oferta de campus, no encontramos ninguno específico de protocolo, decidimos montar nuestro propio Campus de Protocolo…en casa.

Siempre tengo  muy presentes las palabras que escuché en uno de mis primeros cursos de protocolo, mencionadas por uno de los pioneros en cuestión de formación universitaria en esta disciplina y gran profesional de la materia, Don Felio Vilarrubias, quien nos recalcaba que no habíamos ido allí aprender buenos modales porque éstos se daban por supuestos. Por ese motivo, traté de aplicar este lema en nuestro campus y no caer en le tópico de limitarme a enseñar únicamente buenos modales, tratando de centrarme en explicar de forma amena qué es realmente esto del protocolo.

evento

Como no podía ser de otra manera comenzamos por lo más básico: el orden. Pero no penséis que hablamos de precedencias y Real Decreto, eso ya llegará. Se trataba de entender la importancia que tiene el orden para todo, desde para poder encontrar nuestros juguetes hasta para poder subir en el autobús sin empujarnos unos a otros, y, por supuesto, imprescindible para poder organizar cualquier celebración, ya sea nuestra fiesta de cumpleaños o las olimpiadas escolares. Nuestra primera misión fue ordenar nuestras cosas: pinturas de madera, rotuladores, ceras, pegatinas, cartulinas de colores…Cada cosa en su sitio, para poder pasar a la siguiente misión. Una misión donde la creatividad y la imaginación, algo que no está reñido con el orden, eran absolutamente necesarias.

Image

Se trataba de crear un país imaginario donde nuestros muñecos podrían tener sus propios eventos y ceremonias a las que invitarían posteriormente a los vecinos de otro país imaginario. Como todo país imaginario, los nuestros, además de tener la posibilidad de llevar a cabo sus propias celebraciones, debían tener un símbolo que representase a todos sus habitantes, un símbolo que estaría presente en sus celebraciones y, tal y como indica la cortesía, también en las ceremonias en las que participase el país vecino. Por eso, decidimos hacer un taller de banderas para las que fue necesario utilizar el material que habíamos ordenado y clasificado previamente: pinturas, cartulinas, purpurina…y todo lo que nuestra creatividad permitiese.

banderas

Teníamos nuestros países en marcha, nuestras banderas y unos pequeños habitantes que estaban deseando celebrar competiciones deportivas, desfiles, bailes y hasta un banquete. Así que nos pusimos manos a la obra y decidimos qué tipo de acto queríamos celebrar, cuándo, en qué lugar y a quién íbamos a invitar. Tras decidir cómo iba a ser, llegó el momento de materializar nuestras propuestas diseñando y creando nuestras invitaciones y programas.

invitaciones

Y, por fin, llegó el día de la celebración. Nuestros escenarios montados, cada muñequito en su sitio preparado para recibir a sus vecinos, las banderas bien colocadas, los trofeos preparados para ser entregados a los ganadores del partido, la mesa dispuesta para la celebración del banquete posterior y, nosotros, organizándolo todo como buenos “protocoleros”.

banquete

 

Todo trascurrió sin incidentes, fueron unos días intensos, en los que no faltaron las dificultades que finalmente fueron superadas con trabajo, creatividad, imaginación y, sobre todo, buena disposición y ganas de saber un poquito más que es esto del protocolo de lo que tanto habla mamá.

Feliz día

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El protocolo también entiende de emociones

Hace unos días, gracias a una amiga, leía un artículo en el que se destacaba la naturalidad con la que los príncipes de Noruega se desenvuelven en los diferentes actos en los que participan, en el mismo se citaba textualmente como El protocolo cedió a la emoción cuando los príncipes Haakon y Mette-Marit asistieron al estreno en Oslo de la segunda temporada de una serie de documentales sobre jóvenes de origen extranjero que han tenido éxito en la sociedad noruega.”  Una afirmación que creo es necesario matizar, ya que el protocolo no cede sino que, más bien, asume una demostración de emociones cada vez más evidente, no solo en la realeza noruega, sino en las nuevas generaciones de príncipes y monarcas europeos.

Los príncipes de Noruega muestran sus emociones en público |HOLA

Los príncipes de Noruega muestran sus emociones en público |HOLA

Parece que no conseguimos dejar atrás esas visión de un protocolo rígido, inflexible y centrado únicamente en las cuestiones de etiqueta. Y, sinceramente, no creo que la culpa resida únicamente en los periodistas que escriben estas noticias. Ya hace un tiempo escribía un artículo, en esta misma linea, en el que el entonces príncipe de Holanda manifestaba no considerarse un “obsesionado del protocolo” porque la gente se podía dirigir a él de la forma que creyese más conveniente.

No es la primera vez, que personas que necesitan y se sirven del protocolo en su trabajo, “presumen” de ser poco “protocolarios”. Como ya explicaba en dicho artículo, el hecho de mostrar cercanía o naturalidad en el trato con los demás cuando alguien acude a determinados actos no tiene nada que ver con “saltarse el protocolo”. Se trata simplemente de un cambio de actitud, necesario, de quienes han comprendido que ocupar cargo público conlleva derechos y obligaciones, entre ellas la de mostrar respeto hacia quienes participan en esos actos a los que acuden y donde la altivez, frialdad o arrogancia no aportan ningún beneficio y, por supuesto, no favorecen una relación fluida. Sin embargo, este hecho, no impide que en esos actos no sea necesario establecer ciertas normas y límites del todo imprescindibles para el correcto desarrollo de los mismos.

Cada situación requiere un comportamiento adecuado a la misma |HOLA

Cada situación requiere un comportamiento adecuado a la misma |HOLA

Los príncipes, reyes y demás “autoridades” o “personalidades” no acuden de forma casual a determinados eventos, todo está bien programado. Es necesario conocer con antelación el motivo de le celebración de acto; la fecha y el lugar elegidos; la selección de invitados; los itinerarios, logística y seguridad; las líneas de saludo, presidencias y precedencias (que no son fruto de azar); programa de acto; intervención de medios de comunicación y puntos de foto; celebración de “brunch”, “lunch”, “coffe break”, desayuno, café almuerzo, aperitivo o lo que sea…vamos, momento distendido. Hasta los actos más “casual” necesitan tener en cuenta todos estos aspectos de los que se ocupa el protocolo, sí, ese protocolo en sentido amplio que asume, además de orden y normas, las funciones propias del ceremonial y etiqueta que todo acto requiere. Y, ese protocolo no impone sino que recoge, asume y utiliza de forma conveniente usos y costumbres que favorecen la fluidez en las relaciones necesarias en los diferentes actos, ceremonias y eventos, en los que participan diversos agentes, es decir, representantes de instituciones, entidades, organizaciones y colectivos.

Recepción en casa de los príncipes Haakon y Mette-Marit |HOLA

Recepción en casa de los príncipes Haakon y Mette-Marit |HOLA

Es cierto que la personalidad y carácter de cada persona puede hacernos sentir mayor o menor afinidad en función de su simpatía, naturalidad, seriedad, espontanéidad, discreción…teniendo en cuenta el momento, situación o incluso nuestra propia forma de ser o estado de ánimo. Pero no debemos olvidar de que en estos actos, siempre es necesaria una organizazción, que requiere de una serie de conocimientos, técnicas y estrategias que los responsable de protocolo conocen bien. No podemos dejar que la celebración de un acto sea fruto de azar, una mala organización puede tener consecuencias desastrosas. En lo que se refiere a la manifestación de nuestras emociones, no es el protocolo el que decide, si en la actualidad mostrar ciertas emociones nos hace parecer más cercanos y nos permite desarrolla mejor nuestro trabajo, no será el protocolo quien las “prohíba”, no limitemos la función de esta disciplina a aspectos propios de un determinado comportamiento.

maxima1-aEs hora de dejar claro que protocolo no es únicamente etiqueta pero también de asumir (y esto afecta a quienes nos dedicamos a esta disciplina) que si lo utilizamos en un sentido amplio, tampoco es solo orden y normativa. Como ya he comentado en otras ocasiones el Protocolo como disciplina y ahora, también, grado universitario, lleva implícitas las funciones propias de términos afines como ceremonial, etiqueta e incluso, en general, las “técnicas de organización de eventos”. Establecer claramente que el término protocolo se puede utilizar en sentido estricto (orden y normativa) o en sentido amplio (disciplina que engloba diversas funciones relacionadas con la organización y desarrollo de actos) creo que evitaría confusiones, pero la responsabilidad es nuestra, de los propios profesionales de protocolo, y no únicamente de los medios de comunicación o de quienes creen que el protocolo les impide mostrar su emociones.

Espacios de celebración, espacios de emoción

Una de las principales funciones del responsable de protocolo es la organización de actos, aunque en más de una ocasión, se le atribuyan otras un tanto “curiosas”. Todo acto, ceremonia o evento requiere una minuciosa planificación, con muchos aspectos a tener en cuenta en lo referente a su gestión y organización. En primer lugar, es fundamental tener clara la filosofía del propio acto, es decir, qué es lo que vamos a hacer; qué queremos transmitir; qué sentido tiene hacerlo; y cuales son los objetivos del mismo. Si no tenemos claro qué es lo que prentendemos y con qué propósito, difícilmente llegaremos a cumplir nuestro objetivo. Si conseguimos tener clara la filosofía del acto, la plasmación del mismo será más sencilla.

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“Cena en Blanco” en París frente a la míticaTorre Eiffel. Icono de la ciudad, fue construida con motivo de la Exposición Universal de 1889.

Entre los muchos aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar un acto (entiéndase también ceremonia o evento, ya que a pesar de que les atribuimos diferentes connotaciones el esquema, en lo que a su preparación se refiere, es básicamente el mismo) hay uno fundamental: la elección del espacio de celebración. En la elección de un lugar determinado se valorarán aspectos prácticos como su capacidad, accesos, seguridad, disponibilidad de equipos para reuniones (proyectores, pantallas, conexión a internet), servicio de restauración…pero, además de tener en cuenta estos aspectos prácticos, muy necesarios, no podemos olvidar el componente emocional que marca la diferencia entre un espacio de celebración y un simple contenedor de “actos”, y es que, un lugar donde no se generan emociones, difícilmente será recordado.

Inauguración de la exposición Aragón de Reino a Comunidad, 2002 |CORTES DE ARAGÓN

Interior del Palacio de la Aljafería, sede de las Cortes de Aragón. Un palacio de origen musulmán, cargado de simbolismo, que ha sido y sigue siendo, lugar de encuentro y celebración.

Los espacios de celebración surgieron y surgen porque alguien creyó en ellos, en la necesidad de materializar, de alguna forma, nuestras emociones. Más allá de la practicidad, un espacio también debe ser acogedor, confortable, solemne, majestuoso, imponente, luminoso, misterioso o romántico, en definitiva, tiene que reunir aquellas características que dan sentido a nuestro acto, imprescindibles en la plasmación de la filosofía del mismo. Los espacios, más allá de simples contenedores de objetos se convierten, en muchas ocasiones, en contenedores de emociones, la emoción de quienes soñaron ese espacio, la emoción de quienes lo vivieron y la emoción de quienes en un futuro lo sentirán como suyo.

El Gran Casino de la Exposición lugar de encuentro y de celebración de diversos  actos sociales

El Gran Casino de la Exposición Hispano-Francesa de Zaragoza, una constucción efímera que fue lugar de encuentro y de celebración de diversos actos sociales.

La historia del arte nos ha dejado magníficos ejemplos de espacios de celebración, algunos efímeros que desaparecieron al finalizar la ceremonia para la que fueron concebidos, pero cuya belleza ha pervivido a través de relatos o imágenes, capaces de transportarnos mágicamente al tiempo que les dio sentido. Otros siguen en pie, generando emociones en cada nuevo acto, verdaderas obras de arte que se convierten en testigos de un tiempo que avanza, que cambia, pero que no renuncia a la necesidad de seguir celebrando, a la necesidad de seguir sintiendo emociones.

Espectáculo "Ilumina", el definitivo

Inauguración de la Exposición Internacional de Zaragoza 2008. Fusión de espacios, arte y emociones que perduran a través del tiempo.

Eventos…de ayer y hoy

Repasando la historia del protocolo (en su sentido más amplio) el uso del término evento es relativamente reciente. De hecho la RAE lo define como acaecimiento (cosa que sucede); Eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer; Y en un sentido más aproximado a lo que hoy entendemos por tal, como Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva (en Cuba, El Salvador, México., Perú, Uruguay y Venezuela). Una definición que queda lejos del concepto que la mayoría tenemos a la hora de organizar uno, aunque no haya unanimidad en lo referente a la terminología.

Inauguración de los Juegos Olímpicos de Londres 2012 | ABC

Inauguración de los Juegos Olímpicos de Londres 2012 | ABC

Si que es más habitual encontrar términos como ceremonias, solemnidades, fiestas públicas actos…para referirse a celebraciones que tenían lugar con motivo de acontecimientos como coronaciones, exequias, entradas triunfales….Hasta mediados del siglo XIX dichas celebraciones aparecen vinculadas a quienes entonces ostentaban el poder, principalmente a la realeza. Las fiestas se celebraban en su honor pero implicaban a mucha más gente. Los estudios realizados se centran especialmente en el desarrollo y análisis de ciertas ceremonias, pero hemos de pensar en todos los aspectos organizativos que estas celebraciones requerían (elección de lugar, presupuesto, disposición de personal, provisión de alimentos, ornamentación, itinerarios, alojamiento…). Aspectos que, sin duda, se tienen en cuenta hoy en día en la organización de cualquier evento. El auge de la burguesía propició la celebración de diversos acontecimientos que ponían de manifiesto su influencia en la vida social, surgieron con fuerza las exposiciones universales convertidas en escaparates de progreso dónde mostrar los nuevos avances de la sociedad industrial. Además de poder ser considerado un gran acontecimiento en su conjunto, estas exposiciones generaban multitud de actos (inauguraciones, banquetes, congresos, visitas de personalidades…) que también requerían de esa cuidadosa planificación a la que antes hemos aludido. El hecho de que el término evento no se utilizase no significa que todo lo que conlleva la planificación, organización y ejecución del mismo no se llevase a cabo. Lo que nos demuestra que su historia no es tan reciente como parece, por lo menos a efectos prácticos.

Inauguración de la Exposición Universal de Barcelona 1888 | WIKIPEDIA

Inauguración de la Exposición Universal de Barcelona 1888 | WIKIPEDIA

De hecho se sabe, por que así lo recogen algunas crónicas, que en 1414 durante la coronación de Fernando I en Zaragoza, toda la población se volcó en la celebración con la organización de actos paralelos. Los zaragozanos tuvieron que proporcionar alojamiento y abastecimiento a quienes aquellos días visitaron la ciudad. Además de la ornamentación del palacio real, toda la ciudad lució sus mejores galas esos días. Hubo justas, bailes y un gran banquete en el palacio de la Aljafería para unas dos mil personas. Tres días después fue coronada su esposa y se celebró un torneo que enfrentó a doscientos caballeros.

Ejemplo de banquete: Bodas de Caná de Blasco de Grañén |Retablo de la Iglesia de Santa María en Ejea de los Caballeros

Ejemplo de banquete: Bodas de Caná de Blasco de Grañén |Retablo de la Iglesia de Santa María en Ejea de los Caballeros

Aquellas celebraciones no eran espontáneas, requerían una planificación previa, desde la elección adecuada de la fecha hasta, como hemos mencionado, la provisión de alojamiento y abastecimiento para todos aquellos que visitaban la ciudad en esas fechas. Sin olvidar  todo lo necesario para montar y decorar los diferentes escenarios de las celebraciones, así como la movilización de personal que para ello era necesario (artistas, juglares, cocineros…). Son solo una muestra de algunos de los aspectos fundamentales a la hora de planificar un evento que seguro resultan familiares a quienes hayan tenido que organizar alguno.

Pintores de escudos heráldicos en la techumbre de la Iglesia de Sta. María de Mediavilla de Teruel

Pintores de escudos heráldicos en la techumbre de la Iglesia de Sta. María de Mediavilla de Teruel

Fiestas, ceremonias, actos o eventos han existido y seguirán existiendo. Pueden cambiar los protagonistas, la naturaleza y fin de los mismos pero todos han requerido y requerirán una minuciosa planificación y cuidada organización. Y, los profesionales de protocolo lo saben muy bien porque es parte de su trabajo.